På DTU er man netop nu i gang med den indledende projektfase på et større nybyggeri til DTU Space. Lige fra dag ét har der været fokus på åbne bøger og tæt kommunikation parterne imellem, hvor alle har adgang til alle beløb i estimaterne, så økonomien hele tiden holdes på ret kurs.

Af Henrik Malmgreen

På Danmarks Tekniske Universitet (DTU) i Lyngby er man netop nu i gang med at realisere opførelsen af en ny laboratorie- og kontorbygning på cirka 6.600 brutto kvadratmeter. Den skal primært huse Institut for Rumforskning og Rumteknologi, DTU Space, og er estimeret til at stå færdig i slutningen af 2027. Man er stadig i de meget indledende faser af projektet, men modsat mange andre byggeprojekter, er alle interessenter i byggeriet med i planlægningen helt fra begyndelsen.

Som bygherre har DTU nemlig valgt en model, hvor fundamentet for projektet er, at det fra start til slut skal udarbejdes og gennemføres i et værdiskabende, tæt og forpligtende samarbejde mellem totalrådgiver, totalentreprenør og bygherre. Over tid er der i andre sammenhænge gjort forsøg med forskellige former for integrerede projektmodeller, men ifølge Flemming Kristensen fra FK Byggestyring adskiller dette projekt sig fra mange andre.

Et meget grundigt forarbejde

”Jeg har tidligere været med i integrerede projekter, men slet ikke i samme omfang som dette, og fra min side skal der lyde stor ros til DTU for et meget grundigt forarbejde. Det virker virkelig som om, man er interesseret i at komme i mål med projektet, så når den tid kommer, og projektet er færdigt, og økonomien gøres op, skal det blive interessant at se, om det har levet op til ambitionerne,” siger Flemming Kristensen.

Hans opgave er at monitorere økonomien tæt gennem hele forløbet. Det er desværre mere normalen end undtagelsen, at et byggeprojekt ikke holder budget. Det kan der være mange årsager til, men blandt de typiske er manglende kommunikation, manglende gensidig forståelse for partnernes faglige kompetencer samt ikke mindst, at de enkelte parter i projektet holder kortene tæt til kroppen, når det gælder den rolle, de hver især spiller for dets samlede økonomi.

”Jeg har tidligere været med i integrerede projekter, men slet ikke i samme omfang som dette, og fra min side skal der lyde stor ros til DTU for et meget grundigt forarbejde. Det virker virkelig som om, man er interesseret i at komme i mål med projektet, så når den tid kommer, og projektet er færdigt, og økonomien gøres op, skal det blive interessant at se, om det har levet op til ambitionerne,”
Flemming Kristensen fra FK Byggestyring

Åbne bøger hele vejen igennem

Spørger man DI Byggeri, hvorledes vi kan opnå bedre byggerier, der både er mere bæredygtige og overholder budgettet, er svaret åbne bøger og samarbejde alle parter imellem helt fra projektets start. Det er netop denne model, DTU, der i øvrigt arbejder for en DGNB-certificering af hele campus, har valgt for det nye byggeri, og ifølge projektleder Jens W. Ø. Larsen fra DTU vil man i forbindelse med projektet arbejde helt konkret på at give samarbejdet de bedst mulige betingelser.

Konsulenthuset Modus+ er koblet på projektet med den specifikke opgave at facilitere det tætte samarbejde, og adm. direktør Tore Hvidegaard fra 3dbyggeri danmark skal fungere som bygherrerådgiver. Han kommer til at spille en central rolle i byggeriet, hvor han i samarbejde med de øvrige rådgivere og projektteamet skal sikre, at projektets data altid er opdaterede og tilgængelige for alle, så de løbende kan benyttes til at vurdere projektets økonomi.

Entreprenøren med helt fra start

Flemming Kristensen er uddannet som bygningskonstruktør samt byggeøkonom, og han er helt enig i den holdning, man efterhånden møder mange steder i byggebranchen, nemlig vigtigheden af, at entreprenøren bliver inddraget tidligt og får medindflydelse på projektet. Det er en fordel, både når det gælder materialeoptimering, bæredygtighed og ikke mindst økonomi, idet det giver mulighed for at gribe ind lige så snart, noget går galt.

”Det mere reglen end undtagelsen, at noget bliver dyrere eller mere kompliceret end først antaget, men jo hurtigere, der bliver reageret, jo mindre bliver de økonomiske konsekvenser. Derfor er det vigtigt med åbne bøger således, at hele projektets økonomi er så transparent som muligt,” siger Flemming Kristensen videre. Han er sikker på, at åben dialog i et byggeprojekt kan være med til at løse mange udfordringer – også når det gælder økonomi.

”Der er nok ikke nogen tvivl om, at en åben og konstruktiv dialog parterne imellem er en klar fordel. Årsagen til, at der sker fejl på et byggeri eller, det bliver dyrere end beregnet, er ofte at den tværfaglige projektering svigter. Det kan f.eks. skyldes manglende koordinering, ufærdigt projektmateriale eller for sen kvalitetskontrol, så økonomistyring handler i virkeligheden om meget mere end blot tal,”
Tore Hvidegaard fra 3dbyggeri danmark

Åbenhed giver bedre samarbejde

Samarbejdet kommer til at manifestere sig meget konkret, for ifølge Jens W. Ø. Larsen er det defineret i samarbejdsmaterialet, at dem, der bød ind på opgaven, som mulig kommende leverandør skulle forholde sig til, hvorledes man kan og vil være med til at løse eventuelle samarbejdsudfordringer og være med til at fremstå som et team på tværs af CVR-numre.

”Det er den grundlæggende idé i den integrerede samarbejdsmodel, hvor entreprenørerne inddrages så tidligt som muligt, og de dermed kan være med til at komme med input og sætte deres præg på byggeriet helt fra start. Det er en model, som DTU har gjort rigtig meget ud af, og jeg er ligeledes sikker på, at det vil give et bedre arbejdsmiljø, når parterne kender hinanden indgående, hvilket giver gode muligheder for at tale om tingene,” forklarer Flemming Kristensen.

Alle tal er tilgængelige for alle

De åbne bøgers princip indebærer, at han allerede her i den indledende projektfase skal have møder med rådgiverteamet således, at han får mulighed for at dykke ned i de nøgletal, der på det tidspunkt vil være tilgængelige. Tallene vil desuden være tilgængelige for alle de øvrige parter i projektet, hvilket i sagens natur ikke blot giver mulighed for at kigge med i selve projektets økonomi, men også se, hvad de enkelte parter tjener på opgaven, selv om det ikke er det egentlige formål.

”Hvis du spørger mig, hvorfor man ikke har arbejdet så konsekvent med åbne bøger tidligere, er det i virkeligheden nok der, at udfordringen ligger, nemlig at de enkelte aktører ofte ikke ønsker at deres egen økonomi i et byggeprojekt er tilgængelig, uddyber Flemming Kristensen, idet han understreger, at de åbne bøder skal være åbne i alle henseender og gælde alle i projektet. Men økonomien i et byggeprojekt handler ikke kun om, hvem der tjener hvor meget på hvilke opgaver.

Intet byggeprojekt uden ændringer

Der vil altid komme ændringer undervejs i et projekt, lige som uforudset udfordringer ofte dukker op. Det er ikke gratis at løse hverken ændringer eller udfordringer, men gennem et tæt samarbejde vil det ofte være muligt at holde omkostningerne nede, ganske enkelt fordi der er flere øjne på opgaven, hvorved risikoen for at overse noget eller misforstå hinanden reduceres.

”Der er nok ikke nogen tvivl om, at en åben og konstruktiv dialog parterne imellem er en klar fordel. Årsagen til, at der sker fejl på et byggeri eller, det bliver dyrere end beregnet, er ofte at den tværfaglige projektering svigter. Det kan f.eks. skyldes manglende koordinering, ufærdigt projektmateriale eller for sen kvalitetskontrol, så økonomistyring handler i virkeligheden om meget mere end blot tal,” siger Tore Hvidegaard fra 3dbyggeri danmark afslutningsvis.