Det er almindelig sund fornuft at være på forkant i sin planlægning, også når det kommer til vedligehold i byggeriet. Alligevel er det almindelig praksis, at en meget stor del af vedligeholdelsesbudgettet går til akutte reparationer og skadesudbedringer. Det sker blandt andet på grund af budget-logik, der tilgodeser penge til at løse pludselige skader, og fordi man har en organisationsstruktur og -kultur som er udfordrende at ændre.

Af Katrine Sekjær

“Hellere forebygge end helbrede,” siger man, når det gælder sundhed og sygdom. Man kunne sige det samme om bygninger – men det er sjældent, at man prioriterer langsigtet vedligehold over kortsigtet brandslukning. Planlagt vedligehold har mange fordele, blandt andet markante besparelse på den lange bane, handlefrihed og bedre opgavestyring, fordi man kan lægge flere processer sammen.

Ifølge Tore Hvidegaard fra 3dbyggeri bruger de fleste byg- og driftsherrer en uhensigtsmæssig stor del af budgettet på akut vedligehold. Det skyldes hverken dovenskab eller uvidenhed, men at man møder en række barrierer, som blokerer for den forandring, der kræves. Han påpeger, at for langt de fleste virksomheder er udgifter til bygningen den største udgift næst efter udbetaling af løn til medarbejdere. Det får derfor stor økonomisk betydning, hvis man kan spare på udgifterne her. Alligevel er det svært for mange at integrere planlagt vedligehold i både budget og organisation, forklarer Tore Hvidegaard.

Akut udbedring skaber efterslæb i vedligeholdelsesopgaver

En af barriererne er den budgetlogik, en organistion har, når vedligeholdelsesbudgettet er afsat for et år ad gangen. I den model er det ikke unormalt at næsten halvdelen af midlerne går til akut vedligehold:

“Det er ikke usædvanligt, at omkring 40 procent af budgettet går til de akutte ting. Det betyder, at du ikke kan budgettere med det. Så det er også en stor risiko at have liggende, fordi det kan eksplodere i budgettet – man bliver nødt til at holde tilbage, fordi der kan ske noget uforudset. Det betyder også, at du ikke kan tage investeringerne, fordi du er bange for, at hvis du gør det, så mangler du pengene til det akutte, der kan ske,” siger Tore Hvidegaard. Hvis man samtidig har et efterslæb og ikke har fået udført vedligehold i mange år, kan det være svært at gå over til planlagt vedligehold, alene af den grund at der er samlet til bunke:

“Det kan snildt tage 5-10 år at få løbet det ind,”siger han men understreger, at det betaler sig at gøre.

1-årsbudget skaber hastværk til sidst – og forhindrer langsigtet vedligehold

Selvom organisationer hvert år afsætter et budget til vedligehold, er alle opmærksomme på, at der ‘nok kommer noget akut.’ Det betyder, at man ofte arbejder med en slags kortsigtet snusfornuft; altså, hellere vente med at bruge pengene til vedligehold, til man har dækket det akutte. Det er en typisk, men også uhensigtsmæssig måde at prioritere på, siger Tore Hvidegaard:

“Alle, der arbejder sammen med byg- og driftsherrer, ved, at de kommer i november og sætter en masse ting igang, der skal være færdige og faktureret inden årets udgang. Det er, fordi man er bange for ikke at have midler til de akutte ting, så derfor skubber man det så lang tid som muligt. Det betyder, at man til sidst haster tingene igennem.”

Det giver både dårlig planlægning, men ofte også dyre og måske ikke langsigtede vedligeholdelsesløsninger, som er affødt af, at man netop kun har et fastlagt budget for det pågældende år:

“Det er, fordi man har et et-årigt budget – og det betyder, at man ikke kan flytte midler fra det ene år til det andet,” siger Tore Hvidegaard. På den måde kommer man år efter år til at lave hurtige og kortsigtede løsninger.

Fra high-fives og kage til ‘det kører efter planen’

Der er også andre barrierer end dem, der handler om økonomi og planlægning, forklarer Tore Hvidegaard. De handler hverken om mursten, budgetter eller håndværkernes dygtighed, men om menneskers psykologi og den kultur, man har i en organisation. Her kan det faktisk være svært at gå fra at have ‘akut-løsnings’-rollen til ‘planlagt-vedligehold’-rollen:

“Akutrollen er den der rykker ud når der er noget galt, det er en handlingsorienteret hverdag. Der er kort fra problem til løsning, fra skade til resultat. Det er bogstaveligt talt der, hvor folk high fiver hinanden, når problemet er løst. Det har du ikke, når du planlægger, for så kører ting bare. Hvis du er vant til high fives og kage, kan det være en svær omstilling, for så er der ikke på samme måde noget at fejre,”siger han og uddyber, at der er en kultur i alle organisationer, som man er mere eller mindre bevidst om. Oftest det sidste:

“Der er modstand mod forandring i alle organisationskulturer, og det er helt naturligt, fordi  alle har en plads og funktion, de kender. Men det holder man fast i, også når det ikke er effektivt eller er decideret skadeligt.”

Afprøvede værktøjer og løsninger til forandring 

Planlagt vedligehold kræver derfor organisatorisk og strukturel forandring på flere planer. Barriererne ligger tit indlejret i ‘det vi plejer-‘mentaliteten og kan ved første blik synes uoverkommelige at ændre. Første skridt er at indse, hvor stor en positiv forandring, planlagt vedligehold kan medføre, og beslutte at starte et skridt ad gangen:

“Mange barrierer eller problemer ligger indbygget i organisationsstrukturen og -systemet, hvor man slås mod ting, man gør ubevidst. Det er et centralt problem,” siger Tore Hvidegaard, der i samtidig understreger, at det heldigvis kan overkommes:

“Barriererne er velkendte, og det gode ved dem er, at der findes afprøvede løsninger og værktøjer til at løse dem. Blandt andet publikationen fra Bygherreforeningen, der handler om, hvordan man får indarbejdet planlagt vedligehold systematisk,”slutter han.

Vil du have konkrete værktøjer til, hvordan du kommer igang med planlagt vedligehold?

Bygherreforeningen har med støtte fra Grundejernes Investeringsfond og i tæt samarbejde med eksperter og praktikere i branchen, udviklet en ny vejledning, som du finder på deres hjemmeside:

https://bygherreforeningen.dk/viden/digitalisering/fra-tilstandsvurdering-til-planlagt-vedligehold/