Den nye vejledning fra Bygherreforeningen: ‘Vejledning – fra tilstandsvurderinger til planlagt vedligehold’ belyser blandt andet vigtigheden af både at opdatere tilstandsrapporter og at formidle viden til beslutningstagere, så strategi kan blive til konkret handling. Målet er at vedligeholdelsen af bygninger bliver tænkt ind i den daglige drift, og at tilstandsvurderinger bliver et praktisk evaluerings- og prioriteringsredskab.

Af Katrine Sekjær

Bygherreforeningen har tidligere udviklet en standardiseret metode til at udføre tilstandsvurderinger. Alligevel oplever mange, at det er vanskeligt at få vurderingerne implementeret i organisationen og bruge dem som grundlag for beslutninger om vedligehold – både i den daglige drift og i planlægning, der rækker flere år frem. Derfor har Bygherreforeningen nu udgivet sin anden publikation om tilstandsvurderinger, ‘Fra tilstandsvurdering til planlagt vedligehold,’ støttet af Grundejernes Investeringsfond.

Tore Hvidegaard fra 3dbgyggeri er en af hovedforfatterne bag den nye vejledning, der giver konkrete råd til, hvordan vurderingerne kan bruges til at træffe velovervejede beslutninger og prioritere vedligeholdelsesopgaver. Han forklarer, at en af udfordringerne med tilstandsvurderingerne har været, at mange, der har lavet vurderingerne, stadig har svært ved at bruge dem konkret og kontinuerligt. En tilstandsvurdering er ikke et endeligt dokument, men skal betragtes som en fortløbende rapport, der hele tiden opdateres:

“Derfor skal det implementeres som noget, man gør fast: At vedligeholde data, så det ikke er fem år gammelt, når det skal bruges. Det skal indarbejdes i organisationen. Er det noget man vil lave inhouse – jamen, hvordan gør vi det så?,”siger Tore Hvidegaard, der har set flere gode løsninger på netop det spørgsmål.

Fem år gamle planer og implementering som svær disciplin

Ifølge Tore Hvidegaard er det en klassisk udfordring, at tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner bliver forældede. Problemet opstår ofte, fordi en organisation gennemfører en større registrering, udarbejder en plan og lægger et budget – og derefter går der måneder og måske endda år, inden man ser på dem igen. Det sker, fordi man får en mere akut prioritering og ikke har fået implementeret vedligeholdelsesplanen i den daglige drift, forklarer han:

“Hvis data er fem år gamle, er de i praksis ubrugelige. Ikke fordi vurderingen var forkert – men fordi bygningen har udviklet sig siden. Derfor skal det implementeres som noget, man arbejder med løbende. Ofte handler det om simple strukturer og disciplin. At man løbende opdaterer, når der sker ændringer,” siger Tore Hvidegaard.

Netop konkret og praktisk implementering er omdrejningspunkter i den nye publikation. Der er nemlig stor forskel på at gå fra vidensindsamling til prioritering, plan og handling:

“Vi kan se, at mange glemmer de implementeringsmæssige ting og kommunikationen omkring det,” forklarer Tore Hvidegaard og uddyber, at planlagt vedligehold ikke kun er en teknisk øvelse, men i mindst lige så høj grad er en organisatorisk forandring, hvor arbejdsgange og ansvarsområder skal justeres, og hvor budgetprocesser måske også skal tænkes anderledes:

“Det er svært at implementere nye måder at arbejde på, når man har gjort tingene på én bestemt måde i mange år. Modstand er derfor en naturlig del af processen – nye metoder møder næsten altid modstand i en organisation,”forklarer Tore Hvidegaard. Overgangsfasen og modstand skal man indstille sig på, så man kan håndtere udfordringerne, når de kommer.

Især driftsorganisationer oplever en slags dobbelt pres, når en ny metode skal implementeres: De håndterer daglige opgaver, akutte problemer og brugerhenvendelser – samtidig med at de forventes at arbejde strategisk og langsigtet:

“Det er ofte driftsfolk, der sidder med det her. De er ikke nødvendigvis vant til at drive implementeringsprocesser. Derfor bliver ledelsens rolle afgørende. Hvis du ikke har ledelsen med dig, kan det ikke lade sig gøre,”siger Tore Hvidegaard og understreger, at opbakning og støtte til at udføre forebyggende vedligehold skal kunne mærkes i både prioriteringer og budgetter:

“Hvis ledelsen ikke vil prioritere ressourcerne til det, så lykkes det ikke.”

Klar formidling fremmer forståelse og beslutningskraft

Et centralt tema i vejledningen er formidling: Hvordan oversætter man tekniske vurderinger og vedligeholdelsesstrategier til noget, beslutningstagere uden byggefaglig baggrund kan forholde sig til?

“Hvordan præsenterer man det her på fire slides?,”spørger Tore Hvidegaard retorisk og understreger, at dét spørgsmål er alt andet end overfladisk. Selv de bedste analyser mister værdi, hvis de ikke bliver forstået af de mennesker, der skal prioritere vedligehold og drift – og så kan de reelt ikke bruges i praksis. 

Derfor har det afgørende betydning for den fremtidige vedligeholdelse, at viden om bygningers tilstand gøres konkret og forståeligt.

“Vi har set gode eksempler, hvor man gjorde det meget simpelt og visuelt, så byråd eller bestyrelser kunne tage stilling på et oplyst grundlag. Publikationen arbejder derfor bevidst med lavpraktiske og konkrete eksempler på formidling,” siger Tore Hvidegaard.

Hvor den første publikation gav byggebranchen et værktøj til at gennemføre standardiserede tilstandsvurderinger, er den nye publikation er tænkt som en guide til næste skridt:

“Det handler om et langt, sejt træk mod en mere videnbaseret og strategisk tilgang. Man bevæger sig gradvist fra brandslukning til styring. Ikke fordi akutte problemer forsvinder. Men fordi de i højere grad foregribes på baggrund af opdaterede data,” siger Tore Hvidegaard og slutter:

“Og det er i virkeligheden dér, værdien opstår: Når planlagt vedligehold er noget, der er indarbejdet i organisationens måde at arbejde på.”

‘Vejledning – fra tilstandsvurderinger til planlagt vedligehold’ er gratis tilgængeligt for alle interesserede og kan findes på Bygherreforeningens hjemmeside. Den giver et klart indblik i, hvilke overvejelser, man skal gøre sig, når man har en færdig tilstandsvurdering, og hvordan man får udarbejdet en realistisk og overkommelig plan, så vedligehold bliver en del af det daglige arbejde.