Med den nye publikation fra Bygherreforeningen, ‘Vejledning – fra tilstandsvurderinger til planlagt vedligehold’, får bygherrer og bygningsejere en grundig indføring i, hvordan de får implementeret tilstandsvurderinger i den daglige drift. På den måde undgår de, at vedligehold af bygninger bliver styret af akutte problemer og økonomisk brandslukning. 

Af Katrine Sekjær

På trods af, at mange bygningsejere i årevis har arbejdet med tilstandsvurderinger og faktisk også har fået en standardiseret metode fra Bygherreforeningen til at udføre dem, oplever mange, at det er svært at implementere tilstandsvurderinger og tage beslutninger om vedligehold. Det gælder både det daglige arbejde og i planlægning, der strækker sig flere år frem i tiden. 

Derfor har Bygherreforeningen netop udgivet sin anden publikationen om tilstandsvurderinger, ‘Fra tilstandsvurdering til planlagt vedligehold’, der giver konkrete råd til, hvordan tilstandvurderingerne kan bruges til aktivt at tage velovervejede beslutninger og prioritere vedligeholdelsesopgaver. Både det tidligere den aktuelle publikation er støttet af Grundejernes Investeringsfond, mens Bygherreforeningen har stået for udførelsen.

“Fokus i den nye publikation er på det, der ligger rundt om tilstandsvurderingerne. Altså på, hvordan man får det til at lykkes: Hvordan får jeg tilstandsvurderingerne til at virke i min organisation? Hvordan får jeg det implementeret som en fast del af arbejdet? Det er typisk svært at implementere nye ting og metoder, når man har gjort det på en bestemt måde før i tiden. Så opgaven her har været, at give nogle værktøjer og råd til, hvordan man konkret kan gøre det,” siger Tore Hvidegaard, der er direktør for 3dbyggeri og hovedforfatter på den nye publikation. 

Sammen med Bygherreforeningen har han arbejdet sammen med både offentlige og private bygningsejere, og erfaringerne med tilstandsvurderingerne peger på samme mønster, nemlig at de fleste organisationer arbejder med tilstandsvurderinger, men de mangler forankring af dem i organisationen, og struktur og kontinuitet i brugen af dem.

Værktøjet har vi – men hvor er manualen?

Den nye publikation er som nævnt opfølgeren til en tidligere vejledning om standardiserede tilstandsvurderinger. Begge udgivelser tegner et billede af en branche, der er i bevægelse i forhold til rettidig omhu i vedligehold og drift af bygninger, men som kæmper med at få planlagt vedligehold implementeret. Der har ganske enkelt manglet en manual til, hvad man gør efter, at tilstandsvurderingen er udført:

“Den første publikation var meget metodefokuseret: ‘Hvordan laver vi en standardiseret måde at vurdere tilstand på?’ Den gav mange organisationer et fælles afsæt og skabte et sprog og en struktur, som gjorde det lettere at tale om bygningers tilstand på – på tværs af fagligheder,”fortæller Tore Hvidegaard og tilføjer, at der kort efter opstod en ny type spørgsmål:

“Så stod man alligevel og sagde: Hvorfor virker det ikke? Vi har jo værktøjet. Hvorfor sidder vi fast?”

Ifølge Tore Hvidegaard ligger forklaringen sjældent i metoden, men derimod i organisationen: Tilstandsvurderinger og data registreres. Men hvis resultaterne ikke kobles til beslutningsprocesser, budgetter og daglig drift, mister tilstandsvurderingsarbejdet hurtigt sin effekt, forklarer han og pointerer:

“Målet er jo ikke tilstandsvurderingen i sig selv, men at bygningerne vedligeholdes optimalt.”

Problemet opstår, når vurderingen bliver en isoleret øvelse – en rapport, der arkiveres i en mappe, og som først tages frem flere år senere:

“En tilstandsvurdering er et øjebliksbillede. Bygningen forfalder jo videre. Derfor skal det tænkes ind som en kontinuerlig proces,”pointerer han.

Reaktiv vedligehold eller rettidig omhu og klare prioriteringer

Ifølge Tore Hvidegaard arbejder mange organisationer stadig overvejende reaktivt i praksis, selvom de i virkeligheden har indsamlet den information, der kunne have forhindret akutte skader, såfremt den var blevet anvendt:

“Der er grundlæggende to måder at vedligeholde på: Den reaktive, hvor der opstår en skade på taget, og man reparerer, og så er der den forebyggende, hvor man kan se, at taget snart giver problemer, og man handler, før det går galt.”

Den reaktive tilgang er ikke nødvendigvis forkert, forklarer Tore Hvidegaard. Men den bliver dyr, når den dominerer:

“Akutte reparationer er typisk dyrere. De forstyrrer driften og giver dyre følgeskader. Derfor skal planlagt vedligehold ses som en investering,” siger han og understreger, at det både er en investering i stabilitet, økonomisk forudsigelighed og jo i sidste ende også bygningernes levetid.

Porteføljestyring kan ikke lade sig gøre uden grunddata

Udfordringen bliver endnu tydeligere i organisationer med større ejendomsporteføljer – kommuner, boligorganisationer, pensionsselskaber og større virksomheder, siger han og forklarer, at her er der også et politisk niveau, der ikke nødvendigvis har den byggefaglige indsigt, men som skal prioritere økonomisk mellem skoler, plejehjem, kontorer og institutioner. Det er svært at gøre uden et fælles, opdateret datagrundlag, siger Hvidegaard:

“Hvis det for eksempel er en kommune, kan situationen være, at plejehjemmene burde repareres, men man vælger skolerne af politiske grunde” siger Tore Hvidegaard og tilføjer, at uden valide grunddata bliver beslutninger let styret af synlighed, politisk pres eller akutte hændelser:

“Man har brug for grunddata for at kunne foretage de rigtige beslutninger.”

Tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner gør det muligt at synliggøre konsekvenser, siger han:

“Så kan man sige til politikerne: Hvis vi ikke gør noget ved plejehjemmene nu, så kommer der en kæmpe regning senere.”

Men det kræver, at man kan formidle informationen til dem, der skal tage beslutningerne – og det er her den nye publikation kommer med konkrete råd, der alle er indsamlet fra organisationer, der har haft held med at bruge tilstandsvurderinger – aktivt, kontinuerligt og praktisk.

‘Vejledning – fra tilstandsvurderinger til planlagt vedligehold’ er gratis og ligger frit tilgængeligt for alle på Bygherreforeningens hjemmeside. Den er skrevet i et klart sprog og henvender sig derfor til de mange forskellige faggrupper, der indgår i processen med planlagt vedligehold.