Fremmødet var stort, da workshop-rækken, ‘Brugerforum for tilstandsvurderinger,’ blev skudt i gang med fokus på, hvordan man skaber et relevant datagrundlag og bruger det strategisk. Workshop-rækken ligger i forlængelse af Bygherreforeningens publikation, ‘Vejledning – fra tilstandsvurderinger til planlagt vedligehold’, som Bygherreforeningen sammen med Grundejernes Investeringsfond nu afholder. Det skal fungere som et brugerforum, hvor praktikere i byggeriet kan dele erfaringer, diskutere metoder og udvikle fælles praksis for tilstandsvurderinger og planlagt vedligehold. 

Af Katrine Sekjær

Der har været stor interesse for at få mere viden om strategisk vedligehold efter at Bygherreforeningen sammen med Grundejernes Investeringsfond udgav ‘Vejledning – fra tilstandsvurderinger til planlagt vedligehold’. Derfor afholder de nu en workshop-række i det nyetablerede brugerforum for tilstandsvurderinger, hvor deltagerne både får dybere indsigt og praktiske øvelser. Omkring 35 deltagere deltog fysisk og online i første workshop,‘Fra viden til metode’, hvilket viser en markant interesse for området og understreger behovet for et fælles fagligt forum om tilstandsvurderinger.

Ifølge Tore Hvidegaard fra 3dbyggeri, der er en af hovedforfatterne bag publikationen, er det oplagt at skabe et brugerforum, fordi mange arbejder med netop det område, men de sidder alene med det i hver deres organisation:

“Vi har noteret os, at der er mange, der sidder og gør sig de samme erfaringer og fejl. Så i stedet for at bygge oven på hinandens viden, skal alle opfinde den dybe tallerken. Brugerforrummet er vigtigt, fordi det giver mulighed for at dele viden og erfaringer med hinanden,” siger han. 

Første workshop handlede både om, hvordan man skaber et datagrundlag i praksis og om, hvordan man derfra går fra indsamling af data til konkret, planlagt og strategisk vedligehold. Første del af dagen var sat af til oplæg og eksemplificering, mens eftermiddagen gav mulighed for øvelser for deltagerne, indblik i metodevalg og diskussion.

Data og detaljegrad er et aktivt valg 

Efter velkomst og præsentation, lagde Kenneth Bo Christensen fra Bygdrift for med at fortælle om datagrundlag i praksis. 

Han tog udgangspunkt i det praktiske arbejde med at opbygge et anvendeligt datagrundlag. Selvom han arbejdede med konkrete eksempler på datamodeller, var pointen ikke, at alle skal lave avancerede matematiske modeller, men at man skal strukturere sine data konsekvent, så de kan bruges over tid: 

“Du kan sætte ejendomsstrategi op med nøgletal, måske også KPI´er, som viser, hvad det er for en intention, man har. Hvor vil man gerne være om fem år? Og så begynde at bevise: Bevæger vi os i den rigtige retning?,” sagde Kenneth Bo Christensen. Han understregede, at det rette detaljeringsniveau er et aktivt valg. Ikke alle organisationer har behov for samme datadybde, og alene det at sætte sig ind i data kan være ressourcekrævende. Derfor kan man hurtigt komme til at bruge mange timer på information, som ikke er nødvendig i det store billede. Et centralt budskab var, at tilstandsvurderinger først bliver strategisk værdifulde, når data struktureres ensartet og følges systematisk over tid. Kenneth Bo Christensen trak på sine erfaringer fra både sit tidligere arbejde i Hillerød Kommune og sit nuværende konsulentarbejde i Ballerup, hvor han har arbejdet med udvikling af bygningsdata og drift. Han beskrev tilgangen med et glimt i øjet som ‘Ballerup-modellen,’ men en af hans pointer var netop, at enhver organisation skal udarbejde sin egen model og dedikere sig til at arbejde kontinuerligt med den.

Tid er en afgørende faktor 

Tilstandsvurderinger bør ses som en løbende proces, man foretager med passende intervaller, så data er sammenlignelig med den information og de observationer, man tidligere har gjort sig. Derfor bliver tid også en væsentlig faktor: Både fortid og fremtid har betydning for den strategi, man vælger: Hvornår er bygningen opført? Hvornår er hvad blevet vedligeholdt? Og hvordan forventes bygningsdelsgrupper at ældes?

Kenneth Bo Christensen sammenlignede det med en persons fysiologiske alder, sammenholdt med den biologiske alder og forklarede at samme forståelse kan bruges på en bygning som kan være 100 år, men hvor dens vægtede tekniske alder måske er 30 år, hvis alderen vurderes ud fra bygningsdelenes gennemsnitlige, vægtede aldre.

“Intervallet for tilstandsvurderinger er differentieret i forhold til de bygninger, man arbejder med. Så hvis det er folkeskoler, kan det være en gang om året i forbindelse med, at man alligevel besøger skoleleder og pedellen for bygningssyn. Der er et kvantitativt spor her. Men der er også kvalitet i, at den bygningskyndige går rundt i en time og inspicerer bygningerne sammen med en pedel. Det giver også vidensoverdragelse til pedellen og vice versa,” forklarede Kenneth Bo Christensen og holdt folkeskole-eksemplet op mod en anden del af en kommunal bygningsportefølje:

“Men i bygninger som plejehjem, sker der ikke så meget uventet slitage – det er mere forudsigeligt. Så her er intervallet for tilstandsvurderinger måske kun hvert fjerde år,” sagde Kenneth Bo Christensen.

Fra reaktiv vedligeholdelse til strategisk porteføljestyring

Efter en kort pause, tog Ole Høgstedt fra Region Sjælland over i fin forlængelse af Kenneth Bo Christensens pointer. For når man har indsamlet et datasæt, begynder man at kunne lave en strategi på både mikro- og makroplan. Ole Høgstedt forklarede, at man ofte, når man har en hel kommune eller regions bygninger at varetage, mangler historisk bygningsviden, fordi data tidligere ikke er blevet systematisk indsamlet. Han understregede, at der er stor værdi i at opsøge og samle viden om de ældre bygninger, fordi det gør prioriteringer langt mere kvalificerede.

Ole Høgstedt flyttede altså fokus fra registrering i tilstandsrapporter til differentieret prioritering i vedligehold af den samlede portefølje. For når man har et samlet overblik, får man mulighed for at foretage oplyste valg i sine vedligeholdelsesprioriteringer, både på porteføljeniveau og på enkeltbygningsniveau: For eksempel prioriteres et hospital ofte højere end et plejecenter, men på hospitalet kan man også vælge at prioritere særlige afdelinger eller særlige installationer, som for eksempel ventilation og afløb, højere end gulvlister eller maling af en reception, forklarede han.

Strategisk vedligehold handler om prioritering — ikke perfektion

Når man tillige indhenter viden om de forskellige enheders levetid, vedligeholdelsesbehov og pris, kan man fremskrive eller estimere, hvornår man skal prioritere dem. Ole Høgstedt demonstrerede et interessant eksempel, hvor man hypotetisk vælger ‘godt’ over ‘perfekt’ på en skala. Det kunne for eksempel være reparation af et toiletområde i stedet for totalrenovation. Over tid viser det sig, at det, der kan synes som en kontinuerlig udgift til vedligehold, på den lange bane både giver økonomiske besparelser, men også giver bygningen eller dens enheder længere levetid, og dermed bliver mere bæredygtige.

Ole Høgstedts erfaringer viste altså, at strategisk vedligehold i høj grad handler om at definere det ønskede vedligeholdelsesniveau — og acceptere, at ikke alle bygninger eller bygningsdele skal bringes i perfekt stand samtidigt. På den måde kan man balancere budgettet over en årrække og komme længere vedligeholdelsesmæssigt for pengene. Han understregede, at det kræver, at man beslutter sig for et bestemt kvalitetsniveau og accepterer, at det er et kompromis, der tilgodeser den samlede værdi af indsatsen og prioriterer en lang tidshorisont.

Begge oplægsholdere pegede på det samme organisatoriske aspekt, nemlig at det ikke er ‘den perfekte dataindsamlingsmodel’, men at det er konsistensen i brugen af den, der skaber værdi. Resultaterne viser sig, når man bruger samme system over tid. Modellerne skal hjælpe organisationen med at diskutere prioriteringer og sætte en retning. Og det var netop hvad, deltagerne på workshoppen fik mulighed for efter Ole Høgstedts oplæg.

Konkrete øvelser i metodevalg og dataindsamling

Workshoppen blev afsluttet af Tore Hvidegaard fra 3dbyggeri. Han stod for den sidste del af programmet, hvor deltagerne arbejdede med øvelser og diskussioner, som byggede videre på dagens oplæg. Fordi han har været med til at udarbejde vejledningen, kan han se, hvorfor det giver mening at sætte brugere sammen et brugerforum, der giver mulighed for at lave praktiske, konkrete øvelser i et fællesskab:

“Vi har valgt at strukturere det nye brugerforum, så der er også er øvelser, fordi vi har fundet ud af, at det er svært for mange at komme igang. De første skridt er svære, og folk overkomplicerer det. Det at lave en slags opvarmningsøvelser i fællesskab kan være med til at afmystificere opgaverne og vise, hvor enkle de egentlig er. Samtidig kan man gøre det sammen med andre, der er i præcis samme situation som en selv. Det er netop her, at brugerforum for tilstandsvurderinger skaber værdi,”slutter Tore Hvidegaard.